Cada vez es más frecuente, tanto dentro como fuera de la oficina, que tengamos que trabajar de forma colaborativa en diferentes documentos. Un sistema que nos permite que todos podamos contribuir a un mismo archivo y agilizar la producción el mismo. Un sistema que podemos llevar a la práctica de forma muy cómoda y ordenada utilizando Pages, Numbers o Keynote.
Permisos, vitales para la seguridad del proyecto
Lo primero que debemos hacer para que otra persona pueda participar en nuestro documento de Pages, Numbers o Keynote, es invitarla. El proceso es muy simple, pero es muy importante que ajustemos debidamente los permisos. Tenemos varias opciones a este respecto:
- Quién tiene acceso: Aquí es donde definiremos si queremos que el acceso se limite a solo quienes invitemos o a cualquiera que tenga el enlace. La respuesta corta es: si la otra persona utiliza un dispositivo de Apple es mejor marcar «solo a quién invitemos», mientras, si la otra persona no es usuaria de Apple, debemos marcar, necesariamente, «Cualquiera que tenga el enlace», de lo contrario obligaremos a nuestro destinatario a crear un Apple ID para acceder.
- Permiso: El segundo punto es decidir si la persona que hemos invitado al documento Puede hacer cambios o al contrario tendrá un acceso de Solo lectura.
Invitación, cuestión de un par de toques
Vistas las opciones que tenemos al compartir un documento de Pages, Numbers o Keynote, veamos cómo compartirlo. El proceso es muy similar tanto desde el Mac como desde el iPhone o iPad, en el caso del Mac los pasos exactos son los siguientes:
- Abrimos el documento de Pages, Numbers o Keynote.
- Tocamos el botón Colaborar de la parte superior.
- En Acceso permitido a elegimos entre Solo las personas que invites o Cualquiera que tenga el enlace. Si elegimos esta segunda podemos definir una contraseña tocando en Añadir contraseña.
- En Permiso elegimos entre Lectura y escritura o Solo lectura.
- Elegimos entre Mail, Mensajes, Copiar enlace o AirDrop para enviar la invitación.
- Tocamos Compartir.
En el iPhone o el iPad el proceso, como hemos dicho, es muy similar. Lo haremos así:
- Abrimos el documento de Pages, Numbers o Keynote.
- Tocamos el botón con una persona dentro de un círculo y un pequeño +.
- Entramo en Opciones para compartir.
- En Quién tiene acceso elegimos entre Solo las personas que invites o Cualquiera que tenga el enlace. Si elegimos esta segunda podemos definir una contraseña tocando en Añadir contraseña. En Permiso elegimos entre Lectura y escritura o Solo lectura.
- Tocamos < Atrás.
- Elegimos la app con la que queremos enviar la invitación.
Así de fácil. La otra persona recibirá una invitación para acceder al documento y poder verlo o editarlo según las opciones de permisos que hayamos marcado. Gracias a esto todos podremos trabajar simultáneamente en un mismo archivo, tengamos un dispositivo de Apple o utilicemos otras plataformas. Útil, ¿verdad?
