Los documentos de Pages, Numbers o Keynote, sobre todo si son colaborativos, se benefician enormemente de anotaciones, comentarios y aclaraciones. Un recurso que, afortunadamente, podemos utilizar de forma muy simple y versátil con los comentarios. Veamos cómo hacerlo.
Cualquier anotación, a la vista de todos los implicados
Cada vez es más frecuente que trabajemos de forma colaborativa dentro de la empresa. Esto implica que un mismo documento puede pasar por varias manos antes de quedar completo. En este contexto, y si además trabajamos a distancia todavía más, es tremendamente útil poder escribir anotaciones en el mismo documento, para que todos podamos ver los comentarios y sugerencias. Está claro que podemos anotar en el mismo cuerpo del documento, quizá en otro color, pero siempre será menos claro y menos cómodo.
Afortunadamente utilizar los comentarios en nuestro iPhone o iPad es de lo más fácil. Basta con que seleccionemos un texto en Pages, una celda en Numbers o un elemento en Keynote y luego, en la barra de opciones que aparece, junto a Copiar o Cortar, toquemos en Comentar. Tras escribir el comentario simplemente pulsamos Aceptar. En el caso de Numbers es necesario tocar el botón Celda antes de tocar Añadir comentario.
Así de fácil. Veremos que nuestro comentario se resalta dentro del documento. En Pages la línea que lo contenga se marcará con un recuadro de cierto color en la parte izquierda y la palabra o palabras comentadas tendrán un ligero subrayado. En Numbers veremos un triángulo de color en la parte superior derecha de la celda.
En todos estos indicadores un solo toque revela el comentario en sí. Si en algún momento queremos ocultar estos indicadores de comentarios podemos acudir al botón en forma de tres puntitos, luego en Ajustes y activar o desactivar la sección Comentarios.
Mientras vemos el comentario podemos también contestarlo. Para ello simplemente tocamos el botón Responder y añadimos el texto que consideremos oportuno. Con este sistema podremos, tanto dejar constancia de que hemos realizado los cambios, como proponer otras alternativas o simplemente aclarar algún punto. Por último el botón Eliminar nos permitirá hacer desaparecer los comentarios que consideremos.
Poder recibir comentarios del equipo de finanzas en una hoja de Numbers de unos presupuestos o que alguien del equipo de diseño nos recuerde que es mejor utilizar cierta tipografía en un documento que estamos preparando para un cliente son solo dos ejemplos de lo que el sistema de comentarios puede permitirnos. Es un sistema muy versátil que favorece enormemente que, de forma fácil y sencilla, podamos dar forma a un documento de forma colaborativa, algo cada vez más importante en el mundo empresarial.
