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Qué son y cómo podemos utilizar las etiquetas en los archivos de Finder y Archivos para un acceso fácil a todos nuestros proyectos

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Las etiquetas que podemos asignar a los archivos usando Finder o la misma app Archivos de nuestro iPhone o iPad nos permiten una jerarquía de archivos más allá de las carpetas. En proyectos colaborativos o con muchas carpetas y archivos es una herramienta prácticamente fundamental para acceder de forma rápida y eficiente al contenido. Veamos cómo podemos utilizarlas.

Las etiquetas son un sistema de clasificación por colores que nosotros podemos asignar a los documentos y carpetas de nuestro proyecto de modo que todos los archivos y carpetas que lleven una misma etiqueta se reúnan bajo un mismo nombre. La ubicación de los diferentes archivos pierde su relevancia: con este sistema podemos, por ejemplo, reunir la última versión del Excel de la carpeta Contabilidad, el último informe de un pedido o la lista de clientes de un determinado proyecto, aunque estos archivos se encuentren separados y almacenados en sus propias carpetas.

Etiquetas en Finder Mac

Otro ejemplo de lo más interesante es establecer la prioridad en un proyecto colaborativo. Ya estemos trabajando en un proyecto compartido en una carpeta de iCloud o en el servidor de la empresa, podemos asignar etiquetas para indicar la urgencia de trabajar en cierto archivo o realizar cierta tarea. Un código simple es marcar lo más urgente en rojo, lo prioritario en amarillo y las demás tareas en verde.

Vistas las ventajas de este sistema de organización dentro de la empresa veamos cómo asignar o eliminar etiquetas de un documento o carpeta. En el Mac el proceso es el siguiente:

  1. Abrimos la app Finder.
  2. Hacemos clic secundario (derecho) sobre el archivo o carpeta que nos interesa etiquetar.
  3. Seleccionamos la etiqueta que queremos asignar o eliminar en la parte inferior del menú. Si no aparece, podemos elegir Etiquetas… y seleccionarla allí.

Nada más, esta información se sincronizará en el resto de nuestros dispositivos y también será visible para las demás personas que estén contribuyendo en el proyecto. En el iPhone o en el iPad también podemos gestionar las etiquetas, en este caso lo haremos así:

  1. Abrimos la app Archivos.
  2. Mantenemos presionado sobre el archivo o carpeta en cuestión.
  3. Tocamos en Etiquetas.
  4. Elegimos la que deseemos aplicar o eliminar o tocamos en Añadir nueva etiqueta para crear una nueva.

Y eso es todo. Cuando necesitemos acceder al contenido marcado con una etiqueta simplemente hacemos clic sobre ella en la barra lateral de cualquier ventana del Finder. ¿No están ahí? En el menú Finder tocamos en Preferencias, entramos en la pestaña Etiquetas y activamos las que queramos ver. Ahora sí, clic e inmediatamente aparecerán todos los archivos y carpetas que se hayan etiquetado, listo para que consultemos o trabajemos en ellos.

Fácil, ¿verdad? Con este sistema podremos reunir documentos sin tener que moverlos entre carpetas, sin tener que generar copias, sin necesidad de accesos directos. Un sistema versátil que puede ayudarnos mucho en todos los proyectos, ya sean individuales o colaborativos. Todo con una simple etiqueta.

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