Los nuevos sistemas operativos para nuestros Mac, iPad y iPhone han venido cargados de pequeñas novedades de lo más interesantes. Una de ellas es la posibilidad de ordenar nuestras notas de forma inteligente gracias a las etiquetas. Un sistema que nos permite aumentar la productividad con tan solo unos # y algunas palabras.
Reuniendo contenido de diferentes proyectos bajo una nueva jerarquía
Hay muchos usos para la app Notas en el entorno laboral. El más común es poder anotar diferentes partes de un proyecto o labor que, en general, se repiten siempre siguiendo la misma estructura. Podemos pensar, por poner un ejemplo, en las notas de ideas para varios proyectos de diseño, en las notas de contabilidad en varios proyectos de ventas o en las notas de comunicación con el cliente a lo largo y ancho de diferentes proyectos.
En un sistema similar asignamos una carpeta a cada proyecto, ya sea esta compartida o no. Ahora con iOS 15 podemos ir más allá y etiquetar el contenido. Si etiquetamos todas las notas de contabilidad o de ideas, podremos verlas juntas con independencia del proyecto en el que se encuentren. Etiquetar una nota es tan fácil como escribir un «#» seguido de una palabra. Tras pulsar la barra espaciadora veremos que esa palabra cambiará de color y se convertirá en una etiqueta.
Podemos utilizar las etiquetas en el título, dentro de tablas, en el texto, en cualquier parte. Además, podemos darle el formato que consideremos oportuno para que encaje en la nota. Si la palabra está precedida por un #, es una etiqueta. En cuanto a cantidad de etiquetas podemos usar todas las que queramos, incluido dentro de una misma nota. Toda esta información se sincronizará a través de iCloud en todos nuestros dispositivos y en los del resto del equipo si hablamos de carpetas o notas compartidas.
Una vez las notas están etiquetadas podemos ver todas las notas que comparten una misma etiqueta tocando cualquiera de ellas en la lista que aparece bajo las carpetas. Aquí también podemos tocar más de una etiqueta para reunir las notas que están etiquetadas con todas ellas.
Gracias a la información de las etiquetas podemos crear carpetas inteligentes. Lo haremos tocando el botón de nueva carpeta en la parte inferior izquierda de la lista de carpetas y eligiendo Nueva carpeta inteligente.
Una vez aquí simplemente elegimos un nombre y las etiquetas que queremos que se incluyan. Así, si queremos ver las notas de «#contabilidad» con «#facturaspendientes», por ejemplo, podemos crear una carpeta para ello. En la lista de carpetas estas carpetas inteligentes se distinguirán de las normales al estar precedidas del símbolo de una rueda dentada.
La versatilidad del sistema de etiquetado en la app notas de iOS 15, iPadOS 15 y macOS Monterey es realmente muy alta. Además de poder exportar las notas como PDF, jugando con diferentes notas y diferentes carpetas podemos crear reglas bastante complejas que nos permitan acceder al contenido de forma rápida y eficiente, fundamental en todos los proyectos de la empresa.
