La administración de identidades es esencial en cualquier organización y con Apple Business tenemos una solución con la que podemos centralizar cuentas, organizar equipos y asignar aplicaciones y ajustes de forma sencilla y rápida. Una estructura bien definida acelera el onboarding, refuerza la seguridad y simplifica el trabajo diario del equipo IT, mientras nos permite mantener una experiencia de usuario consistente en todos los dispositivos que forman parte de la flota.
Qué tipos de usuarios y grupos podemos gestionar
Apple Business reúne en un solo lugar la gestión de personas, de dispositivos y de contenido. Como vimos al explicar qué es Apple Business y para qué sirve, la plataforma nos permite conectar la identidad de cada empleado con las apps, los ajustes y los recursos que requiere para llevar a cabo su función. Planificando correctamente la gestión, conseguimos una administración más ordenada y escalable y preparada para crecer con la organización.
Dentro de Personas > Usuarios encontramos todas las Cuentas de Apple gestionadas. Cada cuenta puede mostrar cuatro estados: Nueva, cuando todavía espera su primer inicio de sesión; Activa, tras haberse utilizado al menos una vez; Desactivada, cuando hemos retirado temporalmente el acceso; y Bloqueada, después de varios intentos incorrectos de acceso.
Podemos eliminar las cuentas nuevas directamente. Las activas admiten desactivación o eliminación después de cambiar su estado. Las desactivadas pueden reactivarse y, cuando se han creado manualmente, Apple las elimina automáticamente tras 30 días en ese estado. Las bloqueadas, por su parte, nos permiten restablecer la contraseña. Con estas simples acciones podemos proteger el acceso corporativo y mantener una gestión extremadamente precisa durante las altas, los cambios internos y también las bajas.
En este contexto, los grupos son el siguiente paso y nos permiten trabajar a una escala mayor. En Apple Business tenemos grupos de usuarios y grupos inteligentes de usuarios, que se actualizan de forma dinámica mediante las reglas que nosotros definamos. Esta automatización es especialmente interesante si vamos a sincronizar las identidades desde Google Workspace, Microsoft Entra ID o un proveedor de identidad, pues cada cambio que hagamos en dichas plataformas puede reflejarse automáticamente en la estructura de Apple Business.
Cómo crear grupos y gestionar las cuentas
Para crear un grupo inteligente, lo primero es acceder con una cuenta con permisos para crear, editar y eliminar grupos. El proceso empieza en Personas > Grupos, donde, antes de definir las reglas, escogemos un nombre, una descripción opcional y los datos de contacto. Una nomenclatura clara, por departamento, sede, función o proyecto, facilita enormemente todas las asignaciones y revisiones posteriores. Luego, seguimos estos pasos:
- Seleccionamos Añadir dentro de Personas > Grupos.
- Introducimos el nombre y los detalles del grupo.
- Tocamos Siguiente.
- Elegimos Grupo inteligente de usuarios.
- Seleccionamos Unidad organizativa o Función.
- Marcamos los atributos que formarán el grupo.
- Tocamos Crear grupo.
Para un grupo manual, en el paso cuatro elegimos Grupo de usuarios y después buscamos y seleccionamos las personas que formarán parte del equipo. Este formato encaja muy bien con proyectos multifuncionales, comités o grupos temporales integrados por perfiles de varios departamentos, mientras que los grupos inteligentes funcionan mucho mejor para estructuras permanentes y automatizadas.
Una vez creado un grupo, desde Personas > Usuarios podemos editar una cuenta seleccionándola, tocando Editar y modificando la información. Podemos también desactivarla, entrando en Más > Desactivar cuenta. Para una edición más rápida podemos seleccionar varias cuentas y utilizar Cambiar estado de cuenta. El mismo flujo nos permite reactivar o eliminar varias identidades de forma controlada e igualmente trazable.
Los grupos son el principio de un departamento de IT más eficiente
La flexibilidad de Apple Business a la hora de gestionar usuarios y grupos y de conectar esta herramienta con otras dentro del contexto de la gestión empresarial, destaca cuando vinculamos esos grupos a planes y esquemas. Un esquema reúne aplicaciones y ajustes, de modo que podemos aplicar una configuración completa a las personas incluidas en un grupo, pero lo importante es que corresponde a la organización administrativa de la empresa.
Las ventajas de adoptar Apple en la empresa y en educación (menos incidencias, mayor estabilidad, onboarding más rápido, más seguridad y mayor productividad), no vienen solo de las herramientas que usamos, sino de cómo las usamos.
Aquí es donde la experiencia de un socio como iDoo es de gran valor a la hora de aplicar políticas y supervisar dispositivos corporativos con criterio.
En iDoo somos especialistas en Apple para empresa y educación, además de Apple Premium Business Partner y Apple Premium Education Partner. Ofrecemos DaaS, renting y gestión completa del ciclo de vida del dispositivo, desde la planificación y el despliegue hasta la renovación, pero sobre todo ofrecemos a las empresas asesoramiento completo sobre cómo gestionar una flota completa de dispositivos, ya sea a través de Apple Business o de soluciones de terceros, para que la integración de las plataformas de Apple en la empresa sea fácil y dé los mejores resultados.
