Si bien el formato Word está muy extendido en el mundo empresarial, no hay nada como el formato PDF. Motivos hay muchos, pero los principales son un peso más reducido, una compatibilidad casi absoluta con cualquier sistema operativo y dispositivo y el hecho de que no puede editarse por error y cambiarse o perderse el contenido. Veamos, pues, cómo convertir un documento de Word a formato PDF.
Convertir documentos en cuestión de segundos
La mejor forma de convertir un documento word a PDF es usar la app Pages. Una app que podemos descargar gratuitamente desde el App Store tanto en el iPhone como en el iPad o el Mac y que nos ofrece exportar cualquier documento Word en PDF. En el Mac basta con que abramos el documento con Pages, acudamos al menú Archivo, reposemos el cursor encima de Exportar a y elijamos PDF. Luego simplemente tocamos Siguiente, elegimos el nombre y la ubicación y tocamos Exportar. En el iPad y en el iPhone lo haremos casi igual. Simplemente abrimos el documento, tocamos el botón de tres puntitos, elegimos Exportar, elegimos PDF, tocamos Exportar y Guardar en Archivos.
Otra opción es acudir a la web. Aquí hay que tener en cuenta temas de privacidad y de retención de los archivos, pero para la mayoría de documentos podremos valernos de sejda.com. Basta con que toquemos en Upload Word files y, tras seleccionar el documento word, esperemos unos segundos y toquemos en Download.
La tercera y última opción, por lo menos de las que nos planteamos en este artículo, es usar la app Archivos de nuestro iPhone o iPad. Una vez tengamos guardado el documento Word en alguna carpeta, solo tenemos que tocarlo para previsualizarlo. Luego tocamos el botón de compartir y elegimos Imprimir. Acto seguido hacemos el gesto de ampliar (separando dos dedos) sobre la previsualización de impresión y, viendo ya el PDF, tocamos el botón de compartir y escogemos Guardar en Archivos.
De los tres que hemos visto, cada uno de los métodos tiene sus ventajas e inconvenientes. La principal ventaja de usar una herramienta online, a pesar de limitaciones en extensión o en cantidad de archivos por hora en su versión gratuita, es que mantendrá en gran medida la estructura original del documento.
Visto lo visto, convertir un documento Word, siempre que no esté protegido con contraseña, a uno PDF para enviarlo por correo o compartir tanto dentro como fuera de la empresa es de lo más simple. Un recurso que podemos tener que usar en más de una ocasión y que garantizará que, el receptor del archivo, podrá verlo íntegramente y sin modificaciones independientemente del sistema operativo y dispositivo que utilice.
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Imagen | Bernd Klutsch
